납품이 끝이 아니다: 검사와 검수를 통과해야 대금이 나온다

납품부터 대금 청구까지, 실제 순서

1단계: 납품 및 납품서 제출. 계약서에 명시된 납품 장소와 납기일에 맞춰 물품을 인도한다. 수량, 규격, 단가가 적힌 납품서를 함께 제출해야 한다. 납품서가 없으면 검사 일정 자체가 잡히지 않는다.

2단계: 검사. 발주처 담당자 또는 검사 전문기관이 계약서와 규격서를 기준으로 수량, 품질, 규격 적합 여부를 확인한다. 시험성적서나 품질보증서 제출을 요구하는 경우가 많다. 납품 직후 담당자에게 검사 요청이 정상 접수됐는지 직접 확인하는 것이 실무 원칙이다. 검사 일정이 늦어지면 대금 지급도 그만큼 밀린다.

3단계: 검수. 검사 결과를 바탕으로 발주처가 물품 인수를 공식 확정한다. 검수조서가 작성된 시점부터 대금 청구 자격이 생긴다.

4단계: 대금 청구. 검수조서를 받은 뒤 세금계산서와 청구서를 발주처에 제출한다. 발주처에 따라 나라장터 전자조달 시스템으로 청구하는 경우도 있으니, 계약 체결 전에 어느 경로로 청구해야 하는지 미리 확인해두는 것이 낫다.

검수 탈락이 나는 흔한 이유

실무에서 가장 자주 보는 탈락 원인은 두 가지다.

규격 불일치. 계약서 기술규격서에 적힌 모델명, 성능 수치, 재질 기준과 실제 납품 물품이 다를 때 발생한다. 제조사 단종으로 동등품을 납품하는 경우, 사전에 발주처 승인 공문을 받지 않으면 무조건 탈락이다. 반품 처리까지 되면 납기 초과가 겹친다.

서류 미비. 시험성적서 유효기간 만료, 품질보증서 발급 주체 오류, 원산지증명서 누락이 단골이다. 공고문 첨부에 납품 시 제출서류 목록이 명시돼 있는 경우가 많다. 낙찰 후에 찾으면 준비 시간이 촉박하니, 입찰 단계에서 미리 뽑아두는 것이 낫다.

수량 부족, 포장 상태 불량, 납기일 초과도 반복된다. 납기일은 계약서 기준이지 담당자 구두 동의 기준이 아니다. 구두로 납기를 미뤘더라도 계약 변경 없이는 공식 납기 초과 처리된다.

납품 전 자가 점검

납품 전날 이 항목을 순서대로 확인하면 현장 탈락 대부분을 막을 수 있다.

• 납품 물품의 모델명, 규격, 수량이 계약서와 일치하는가
• 제출 서류 목록(공고문 기준)을 모두 갖췄는가 (시험성적서 유효기간 포함)
• 납품서에 계약번호, 품목, 단가, 수량, 납품 장소가 정확히 기재됐는가
• 동등품 또는 대체품 납품 시 발주처 사전 승인서를 보유하고 있는가
• 배송 일정을 포함해 납기일 이내 납품이 실제로 가능한가

검수가 완료되면 검수조서를 즉시 스캔하거나 시스템 완료 처리를 확인한다. 이 시점부터 대금 지급 기산일이 시작된다. 청구서와 세금계산서 발행은 그날 안에 처리하는 것이 현금 흐름 관리의 기본이다.

실무 팁 하나 더

발주처마다 검사 담당자와 세금계산서 수령 담당이 다른 경우가 있다. 계약 초기에 두 사람의 연락처를 모두 확보해두면, 검수 완료 후 대금 처리가 어느 단계에서 막혔는지 바로 추적할 수 있다. "검수는 됐는데 돈이 안 온다"는 상황의 절반은 세금계산서 수령처 오류나 청구 시스템 미등록이 원인이다.

이 글은 일반적인 실무 관행을 기준으로 작성했으며, 계약별 세부 절차와 기준은 해당 공고와 관련 법령을 직접 확인해야 한다.